Les nombreuses mentions obligatoires sur les factures sont des éléments de preuve indiscutable d’une transaction entre BtoB ou BtoC. La facture doit donc, pour être valable, comporter un certain nombre d’informations. Sinon l’entreprise peut être sanctionnée (comme une note détaillée  des prestations ou des marchandises vendues par exemple). Sigma Conseils Associés, cabinet d’expertise comptable à Haubourdin et Wambrechies énumère dans cet article les mentions obligatoires à porter sur vos factures. Qu’il s’agisse de factures physiques (support papier) ou dématérialisées, ces mentions harmonisent les règles de facturation. Le cabinet d’expertise comptable vous accompagne et vous propose son outil de facturation 100% digital et paramétré par nous : MEG facturation.

Rédaction et codes d’une facture

Tout d’abord il est bon de rappeler que la facture est obligatoire pour les opérations commerciales entre professionnels, prévue tant par le Code Général des Impôts que par le Code de Commerce. Dans de nombreux cas, elle est aussi obligatoire pour les transactions avec les particuliers. C’est notamment le cas pour des questions de garanties ou de recherche de responsabilités. En effet, la facture établit et encadre les conditions juridiques et commerciales d’une transaction. De plus, elle justifie les opérations de comptabilité. Une facture doit être rédigée (en principe) en langue française, et établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client. Elle doit comporter un numéro de facture unique, basé sur une séquence chronologique précise et continue. Ce numéro doit figurer sur toutes les pages de la facture. Des «trous» de numéros de factures sont des indices de fraude ou d’erreur qui peuvent être détectés lors d’un contrôle fiscal. Une facture doit être émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services.

Informations spécifiques des factures

Informations sur le vendeur  (ou le prestataire de services)

• Nom (ou dénomination sociale) et l’adresse du siège social et adresse de facturation (si différente). Lorsque le vendeur est une société, indiquer : la forme juridique, le montant du capital social et le lieu d’immatriculation au RCS. Attention : si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur. (sous peine de rejet de la déduction de la TVA).
• Numéro individuel d’identification (SIREN) sous lequel le vendeur a effectué la livraison de biens ou la prestation de services et code NAF.
• Numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cette mention n’est pas obligatoire pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €.

Informations sur le client

• Nom (ou la dénomination sociale en cas de personne morale) et l’adresse du client. En cas d’adresse de facturation est différente de celle du siège social, il convient de la mentionner.
• Numéro de bon de commande, (lorsqu’il est préalablement établi par le client).
• Numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), si le client est redevable de la TVA (autoliquidation). Cette mention n’est pas obligatoire pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €.

Informations sur les biens et/ou les prestations et leurs prix

• Date de délivrance ou d’émission pour les factures transmises par voie électronique.
• La quantité, la dénomination ou désignation précise, la référence, la marque, le prix utilitaire hors taxe et le taux de taxe sur la valeur ajoutée (éventuellement une exonération), pour chacun des biens vendus.
• Pour les prestations, les matériaux fournis et la main-d’œuvre. En cas de devis descriptif préalable, accepté par le client, et conforme à la prestation exécutée, cette répétition est facultative sur la facture.
• Le détail des majorations éventuelles de prix, comme le transport ou l’emballage.
• Les rabais, escomptes ou remises liés à l’opération.
• Le montant de la TVA à payer et – par taux d’imposition – le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement. En cas d’opérations soumises à différents taux de TVA, faire figurer le taux correspondant sur chaque ligne.
• Préciser les conditions de règlement et le taux des pénalités de retard.
• Indiquer les conditions en cas d’absence d’escompte, mentionner sur la facture : “escompte pour paiement anticipé : néant”.
• Mentionner l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

Les mentions des factures

Les mentions d’informations particulières sur les factures

• pour les EIRL : l’objet de l’activité professionnelle et la dénomination utilisée pour l’exercice de cette activité, en incluant son nom (ou son nom d’usage) précédé ou suivi immédiatement des mots : «entrepreneur individuel à responsabilité limitée» ou des initiales : «EIRL».
• pour les auto-entrepreneurs : numéro unique d’identification suivi des mots «dispensé d’immatriculation en application de l’article L. 123-1-1 du code de commerce».
• Les adhérents des centres de gestion et associations agréés doivent mentionner leur qualité d’adhérent acceptant le règlement par chèque et carte bancaire.
• Pour les livraisons aux enchères publiques : indiquer le prix de l’adjudication des biens, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires (commission, emballage, transport et assurance) demandés par l’organisateur à l’acheteur du bien.
• Entreprises soumises à autorisation : des mentions spécifiques sont nécessaires. Les entreprises d’assurances, les agences de voyages, etc. doivent par exemple indiquer l’origine de leur autorisation et le numéro de licence s’il y a lieu.
• Les artisans (ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale) pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire. Comme la garantie décennale par exemple. Indiquer l’assurance souscrite au titre de l’activité et les coordonnées de l’assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
• Lorsque le client (l’acquéreur) émet lui-même la facture, il faut indiquer la mention : «Auto facturation».

Les spécificités fiscales à mentionner sur les factures

• « Opérations exonérées de TVA”, “en franchise de TVA”, mention “avec TVA acquittée sur la marge” ou, lorsque le client auto-liquide la taxe, «Autoliquidation». Ne pas oublier d’indiquer clairement « Montant Hors Taxe».
• Si le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple), la facture est hors taxe : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
• Prestataires de services qui ont opté pour le paiement de la TVA d’après les débits. Il faut indiquer sur la facture «TVA acquittée d’après les débits».
• Livraison intracommunautaires de biens lorsque le preneur acquitte la TVA : indiquer le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur et mentionner «Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI» sur la facture.
• Livraisons intracommunautaires de services lorsque le preneur acquitte la TVA. Il faut indiquer également le n° de TVA intracommunautaire du vendeur. On mentionnera «TVA due par le preneur article 283-2 du CGI» et «Article 44 Directive 2006/112/CE».
• Lorsque le redevable de la taxe est établi hors de la Communauté Européenne. Il faut alors mentionner le numéro individuel, le nom complet et l’adresse du représentant fiscal.

Les pénalités encourues

L’entreprise qui ne respecterait pas ces obligations de mentions obligatoires sur les factures s’expose aux amendes suivantes :

• Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.
• Amende administrative (des services de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) pouvant aller jusque 75 000 € pour une personne physique. (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, de facture de complaisance et de facture fictive. En cas de récidive dans un délai de 2 ans, le montant peut être porté à 150 000 € pour une personne physique. (et 750 000 € pour une personne morale).

Il s’agit en effet de renforcer la valeur d’une facture comme élément de preuve. Cela permet aussi de réduire les délais de paiement en accélérant le traitement des factures. Enfin c’est très efficace pour dissuader les manquements en alourdissant les sanctions.